≡× МЕНЮ

• Публикации
• Вторые блюда
• Отзывы Покупателей
• Финансы и бизнес
• Мода и стиль

Составление бдр и бддс пример в excel. Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel

Первый пример - это управленческий отчёт, который нам прислала Алёна Ленарт из компании «Инвестфонд» (файл отчёта). Стоит отметить, что работа над бюджетами проделана большая. Так что в первом приближении отчёт выглядит очень даже неплохо, однако есть ряд существенных замечаний.

Замечание первое

В отчёте сразу выделено три области

1. Управленческий учёт

2. Бухгалтерский учёт

3. Изменение

Видимо данные управленческого учёта появляются быстро, но при этом не очень точные, а данные бухгалтерского учёта появляются позже, но при этом гораздо более точные. И в отчёте сделана попытка показать отличие между данными бухгалтерского и управленческого учёта.

Вопрос – зачем? Чтобы показать, что в отчёте приведены недостоверные данные? На мой взгляд – целесообразнее всего указывать в отчёте наиболее правильные на данный момент данные и не делать эту кучу колонок. Нагромождение данных сильно затрудняет восприятие отчёта!

Замечание второе

Давайте внимательнее посмотрим на область 3.

Надписи, обведённые красным цветом гласят: Счета выставлены, но не оплачены. Это говорит о том, что в бюджет является гибридом бюджета доходов и расходов (выставленные счета) и бюджета движения денежных средств (оплаченные счета). А это приводит к сильной путанице…

Небольшие недочёты

Теперь давайте обратим внимание на оформление отчёта. В оригинале он выглядит так:

Слишком тёмный фон. При чтении с экрана это очень неудобно. Не говоря уже о том, как это будет выглядеть на бумаге. При оформлении отчёта есть очень простой тест – попробуйте распечатать Ваш отчёт на монохромном (чёрно-белом) принтере. Если отчёт читается нормально – значит всё в порядке. В этом случае при печати на чёрно-белом принтере тёмно – синий и чёрный цвета сольются. Если так хочется выделить шапку – сделайте её тёмно-серой, а шрифт – белым.

То же самое. Слишком тёмный фон.

Зачем Вам здесь курсив и курсив с подчёркиванием? Красиво, но мешает восприятию. Если Вам надо сделать группы статей и их расшифровки – работайте размером шрифта, отступом и жирным выделением. Например так:

Когда ставите в бюджет числа – всегда ставьте разделитель групп разрядов – это существенно облегчает восприятие. И никогда не считайте копейки – это сильно ухудшает восприятие, а разница сумм, посчитанных с копейками или без них даже у предприятия с многомиллионным оборотом составляет максимум 200-300 рублей!

И напоследок – если с размерам шрифта можно играть в текстовой части бюджета, то в числовой – ни в коем случае!!! Это сделает Ваш бюджет неудобочитаемым!

Когда числа сделаны разным шрифтом – мозг вместо того, чтобы воспринимать их как составные части единой картины начинает воспринимать их как разные числа.

Замечание третье

Оно также относится к оформлению, но уже очень существенно. Давайте посмотрим на группировку строк в Вашем бюджете.

Статьи, помеченные в блоке 1 относятся к группе «Затраты на содержание компании», но чтобы их расшифровать – надо кликать на крестик 2, который стоит напротив статьи «Коммунальные платежи». Это очень плохо…

Но всё поправимо. Давайте немного переделаем этот блок. Для начала удалим существующую структуру статей. Для этого выделим столбец 1 и нажмём Данные – Группа и структура – Удалить структуру.

Теперь изменим настройки группировки. Зайдите в меню Данные – Группа и структура – Настройка.

В появившемся окне уберите галку «Итоги в строках под данными».Теперь итоги по группе будут отображаться сверху от неё.

И делаем группировку строк бюджета заново. Данные – Группа и структура – Группировать.

В появившемся окне выбираем «Строки». В результате – теперь итог по группе статей собирается сверху. И при нажатии на статью раскрывается именно эта статья, а не предыдущая.

Замечание четвёртое

Теперь уже давайте разбираться по сути. Судя по форме бюджета – у нас существуют доходы, которые учитываются по компании общей суммой (1) и затраты, которые мы можем разделить по подразделениям (2).

Всё это было выложено в одну и ту же форму. Однако чем больше цифр – тем сложнее бюджет. Бюджет должен раскрываться сверху вниз, и на верхнем уровне всё это деление по подразделениям – совсем не обязательно. Гораздо лучше будет выглядеть План – Факт – Отклонение. А разбивку по подразделениям лучше сделать отдельным отчётом.

Замечание пятое

Если все переменные расходы состоят из одной статьи (1) – не нужно создавать группу, а потом статью. Лучше просто использовать статью. Просто написать «Переменная зарплата» и всё.

Дальше. Прямые затраты постоянными не бывают (2). Такого класса затрат просто не существует. Прямые затраты – это те затраты, которые без распределения можно отнести к конкретному продукту или услуге. Есть продукт – есть затраты, не продукта – нет затрат. Но если у нас не будет продукта – аренда останется. И оклады сотрудников тоже. Так что это косвенные постоянные (они же – просто постоянные) затраты.

Ещё меня смущают статьи «Покупка мебели» и «Приобретение принтеров, МФУ и уничтожителей бумаг». Я бы исключил эти статьи из БДР и отнёс бы их в бюджет капиталовложений. Хотя – всё зависит от суммы и экономического смысла операций.

Что получилось в итоге?

В итоге после всех преобразований должен получиться примерно такой бюджет (все данные в этом бюджете – вымышленные и приводятся только для примера)

Однако в этом бюджете потерялось деление постоянных затрат по подразделениям. Но расшифровка постоянных затрат (и даже несколько) есть на отдельном листе.

Скачать файл с бюджетами вы можете по этой ссылке . Попробуйте открыть этот файл и «поиграть» с периодами и сценариями. Особенно хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что все исходные данные на листе «Исходные данные», а на листы «БДР» и «Анализ постоянных затрат» они собираются. Но об этой возможности Excell я расскажу Вам несколько позже.

А на сегодня всё. Жду Вас на своём семинаре .

Внедрение бюджетирования достаточно важный процесс, который осуществляется на каждом предприятии. Его основная цель заключается в составлении, планировании бюджетов в зависимости от задач, которые стоят перед юридическим лицом, а также контроль над их выполнением. Бюджетирование является одной из составляющих системы управленского учета.

Бюджетирование на предприятии на примере производства состоит из следующих частей:

1. доходная часть – состоит из всех поступлений в ходе деятельности компании и разделяется на три части:

• доходы от основной деятельности;
• доходы от инвестиционной деятельности;
• доходы от финансовой деятельности.

2. расходная часть – включает все затраты, которые необходимо осуществить, чтобы обеспечить нормальное функционирование компании.

Для эффективного использования Excel в процессе бюджетирования необходимо сформировать таблицы, которые должны содержать все необходимые для ведения хозяйственной деятельности статьи расходов и доходов (их унифицированные значения).

Бюджетирование в Excel

В зависимости от того, какие задачи необходимо решить составляются следующие бюджеты:

• финансовые;
• операционные.

Последний в свою очередь разделяется на:

• бюджет доходов и расходов;
• бюджет движения денежных средств.

Бюджет движения денежных средств пример в Excel

Отчет о движении денежных средств показывает основные источники поступлений и направления расходов компании. В ходе составления отчета в Excel необходимо учитывать все три направления деятельности: операционную, финансовую, инвестиционную. Поэтому в таблицах нужно предусмотреть детализацию каждого из них. К тому же визуализация отчета движения денежных средств должна наглядно продемонстрировать объемы поступлений и расходов, чтобы можно было быстро выявить и ликвидировать кассовые разрывы.

Основными целями подготовки БДДС являются:

• оптимизация денежных потоков на основании прогноза остатков денежных средств;
• формирования плана расходов с учетом будущих поступлений;
• минимизация кассовых разрывов.

БДДС формируется на основании:

• плана продаж;
• нормативов оборачиваемости товарных запасов, дебиторской и кредиторской задолженности (осуществляется расчет кассовых разрывов);
• плана расходов;
• плана финансовой и инвестиционной деятельности.

БДДС пример в Excel

Учитывая, что во время составления бюджетов необходимо иметь дело с большим количеством данных, финансисты для повышения скорости и качества своей работы используют различные программы автоматизации. Самой простой и доступной среди них является приложение Microsoft Office Excel. С помощью таблиц и формул, которые содержаться в редакторе, можно осуществлять большое количество расчетов, строить различные схемы и графики и т.д.

Excel неплохо справляется с небольшими массивами данных, а вот его использовании на средних и больших предприятиях не рекомендуется, так как при работе с большими массивами данных он становится очень медлительным и неповоротливым. Можно сказать, что Excel подойдет новичкам, которым еще не нужно проводить анализ больших массивов информации.

Использование специализированного модуля «Бюджетрование» позволит быстро и качественно решить все поставленные задачи: сформировать бюджеты любых уровней с учетом особенностей работы предприятия, а также осуществлять оперативный контроль над их выполнением.

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) - документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

Контроль бюджета

Существенная составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер . Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

План движения денежных средств на месяц

Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

1. План остатков денежных средств на начало месяца.
2. План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
3. План операционных расходов, который состоит из двух частей:

• план оплат поставщикам за товар;
• план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.

1. План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
2. План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.
	Статья	Контрагент	Задолженность на 1-е число	Начисления/ Продажи/ Поставки	Бюджет	Задолженность на 31-е число
	Остаток на начало периода
	На расчетном счете
	Поступления от продаж
	Розничные продажи
	Оптовые продажи
	Прочие поступления
	Расходы от операционной деятельности
	Оплата поставщикам
	Оплата поставщикам	ООО «Альфа»
	Оплата поставщикам	ООО «Омега»
	Операционные затраты
	Выплата зарплаты
	Окладная часть	Сотрудники
		Сотрудники
	Затраты на персонал
		ООО «Такси»
		ООО «Экспресс»
	Медицинский осмотр	Поликлиника № 1
	Затраты на содержание здания
	Аренда помещений	ООО «Терем»
	Аренда помещений	ООО «Теремок»
	Коммунальные расходы	Горводоканал
	Коммунальные расходы	ТеплоЭлектроСтанция
		ЧОП «Добрыня»
	Налоги в бюджет
	НДС к оплате
	Налог на прибыль
	Налог на имущество
	Налоги с зарплаты
	Итого поток от операционной деятельности
	Поток от финансовой деятельности
	Привлечение кредитов
	Гашение кредитов
	Оплата процентов по кредитам
	Поток от инвестиционной деятельности
	Доход от продажи ОС
	Покупка ОС
	Ремонт ОС	ИП Иванов П. А.
	Чистый поток от деятельности
	Остаток на конец периода

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки , бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц . При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс . руб . (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств , которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

План поступления выручки по неделям

План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль », который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

1. Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка ».
2. На закладке «Общие »:

• задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
• в блоке «Параметры » нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
• в блоке «Показатели » оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

1. На закладке «Группировки » удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

1. На закладке «Отборы » устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

1. На закладке «Дополнительные поля » выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» - «Вместо группировки» (рис. 5).

1. Нажимаем на кнопку «Сформировать » и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек
Покупатель	По дням	Стоимость продажи, руб.
ООО «Горизонт»
ООО «Домовой»
ИП Борисов А. Г.
ИП Осинцев А. Н.
ИП Осипов А. Ю.
ИП Пинюга И. Г.
ИП Полуэктов Д. А.
ИП Ловцова Н. В.
ИП Хоменко А. В.

Скопируем полученный отчет в Excel и дополним необходимыми нам данными: добавим отсрочку оплат и рассчитаем срок оплаты как сумму двух столбцов: Дата продажи + Отсрочка платежа (табл. 3).

Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа
Покупатель	Дата продажи	Стоимость продажи, руб.	Отсрочка платежа, дн.	Дата оплаты
ООО «Горизонт»
ООО «Домовой»
ИП Борисов А. Г.
ИП Осинцев А. Н.
ИП Осипов А. Ю.
ИП Пинюга И. Г.
ИП Полуэктов Д. А.
ИП Ловцова Н. В.
ИП Хоменко А. В.

Теперь сгруппируем даты оплат по неделям с помощью сводной таблицы:

1. Выделяем табл. 3 вместе с шапкой и на вкладке «Вставка » нажимаем на иконку «Сводная таблица » (рис. 6 (а)).
2. В открывшемся диалоговом окне указываем, куда хотим поместить сводную таблицу: на новый лист или на существующий (надо указать ячейку, в которую нужно вставить сводную таблицу). Для создания новой сводной таблицы лучше сначала разместить ее на новом листе, привести к удобному для нас виду, а затем перенести на тот лист, где будем работать с ней в дальнейшем (рис. 6 (б)).

В появившемся окне «Список полей сводной таблицы » зададим ее вид (рис. 7):

• в блок «Названия строк» перетащим мышкой поле «Дата оплаты»;
• в блок «Значения» перетащим поле «Стоимость продажи, руб.».

1. Получаем отчет, представленный в табл. 4.

Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы
Дата оплаты	Оплаты, руб.
Общий итог

1. Видно, что в таблицу попали даты оплат за предыдущий месяц. Уберем их с помощью фильтра сводной таблицы. Встаем на любую ячейку с датой и вызываем контекстное меню правой кнопкой, в нем выбираем «Фильтр» > «Фильтр по дате», задаем фильтр «После» > «01.07.2016» (рис. 8).

1. Теперь таблица содержит только продажи со сроком оплаты в июле. Снова вызываем контекстное меню и выбираем «Группировать ». В появившемся диалоговом окне задаем диапазон: с 04.07.2016 по 31.07.2016 с шагом «Дни», количество дней - 7 (рис. 9).

1. Мы получили прогноз поступления денежных средств от оптовых продаж по неделям (табл. 5).

Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы
Дата оплаты	Оплаты, руб.
04.07.2016–10.07.2016
11.07.2016–17.07.2016
18.07.2016–24.07.2016
25.07.2016–31.07.2016
Общий итог

Теперь сделаем прогноз поступления денежных средств в розничном направлении . Здесь есть два важных момента, которые нужно учесть при планировании денежного потока:

1. розничные продажи имеют ярко выраженную сезонность по дням недели: покупатели чаще посещают магазины по выходным дням (на них и приходится пик продаж);
2. воспользоваться выручкой от розничных продаж для оплат по расчетному счету мы можем только после ее инкассации в банк, которая осуществляется в рабочие дни с задержкой в один-два дня. То есть выручка от продаж в понедельник поступает на расчетный счет во вторник-среду (в зависимости от условий инкассации), выручка за пятницу-воскресенье будет зачислена на расчетный счет в понедельник или вторник. Таким образом, выручкой за 29–31 июля мы сможем воспользоваться только в августе. Зато 1 июля к нам поступит инкассация выручки за 30 июня.

Составим подневной план продаж в розничных магазинах , на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет . Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.

При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).

В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на 75 тыс . руб . Прочие поступления в нашем бюджете - это доход от субаренды , которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.

Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.

День недели	Дата прошлого года	Выручка прошлого года	Дата текущего года	Выручка текущего года	Инкассация	Итого за неделю
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Итого				1 000 000

График платежей

Мы сформировали план поступления денежных средств по неделям. Теперь разнесем в БДДС обязательные платежи (в табл. 7 выделены цветом):

• выплата заработной платы : остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц - до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии - на четвертую и 50 % зарплаты - на последнюю неделю месяца;
• оплата аренды : согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц - 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
• коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
• охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
• налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
• налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
• по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
• погашение кредитов и оплата процентов - до 22-го числа (привлечение кредитов - после 25-го числа).

Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).

В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс . руб ., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.

Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.

Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб.
Статья	Контрагент	Срок оплат	Бюджет на месяц
Остаток на начало периода
На расчетном счете
Поступления от продаж			1 105 000
Розничные продажи
Оптовые продажи
Прочие поступления		До 10-го числа
Расходы от операционной деятельности			1 117 700
Оплата поставщикам
Оплата поставщикам	ООО «Альфа»
Оплата поставщикам	ООО «Омега»
Операционные затраты
Выплата зарплаты
Окладная часть	Сотрудники	Зарплата - до 10-го числа, аванс - до 25-го числа
	Сотрудники	До 15-го числа
Затраты на персонал
	ООО «Такси»
	ООО «Экспресс»
Медицинский осмотр	Поликлиника № 1
Затраты на содержание здания
Аренда помещений	ООО «Терем»	До 10-го числа
Аренда помещений	ООО «Теремок»	До 10-го числа
Коммунальные расходы	Горводоканал	До 25-го числа
Коммунальные расходы	ТеплоЭлектроСтанция	До 25-го числа
	ЧОП «Добрыня»	До 20-го числа
Налоги в бюджет
НДС к оплате		До 25-го числа
Налог на прибыль		До 28-го числа
Налог на имущество		До 30-го числа
		Вместе с зарплатой
Налоги с зарплаты		До 15-го числа
Итого поток от операционной деятельности			–12 700	–15 000			–63 993	–225 860
Поток от финансовой деятельности			–25 000			–250 000	–25 000
Привлечение кредитов		После 25-го числа
Гашение кредитов		До 22-го числа
Оплата процентов по кредитам		До 22-го числа
Поток от инвестиционной деятельности			–10 000					–10 000
Доход от продажи ОС
Покупка ОС
Ремонт ОС	ИП Иванов П. А.
Чистый поток от деятельности			–47 700	–15 000		–55 879	–88 993
Остаток на конец периода

Создание форм бюджетов для контролера статей бюджета

Теперь рассмотрим разные способы получения месячного плана БДДС . Если компания небольшая и контрагентов мало, то экономист в состоянии самостоятельно спланировать предстоящие оплаты на месяц. Достаточно собрать текущую задолженность перед поставщиками и подрядчиками на счетах 60, 76 и проанализировать ежемесячные начисления по всем контрагентам.

В нашем примере всего два поставщика товаров и девять подрядчиков и поставщиков услуг (см. табл. 7), бoльшая их часть ежемесячно выставляет одни и те же счета (аренда, охрана, коммунальные платежи и услуги такси). Понятно, что спрогнозировать оплаты по ним достаточно легко. Сложность может возникнуть только в планировании налогов. Значит, нужно обратиться за помощью к главному бухгалтеру, так как он отвечает за своевременные оплаты налогов.

На крупных предприятиях правильно спланировать бюджет по всем статьям расходов одному экономисту тяжело, поэтому в таких компаниях обычно все статьи расходов закрепляются за ответственными сотрудниками, так называемыми распорядителями статей бюджета . Именно они занимаются планированием оплат, а затем предоставляют в финансовую службу заявки на оплату по счетам. Чтобы вам было проще собрать общий бюджет на основе бюджетов, поданных распорядителями, лучше разработать единый формат бюджета , который они должны заполнять.

В таблице 8 представлена форма бюджета распорядителя блока затрат по содержанию здания, из которой легко перенести данные в общую форму БДДС. Если статей в БДДС много, то лучше ввести код статьи. Тогда с помощью функции СУММЕСЛИМН() вы сможете автоматически переносить данные из бюджетов контролера в общий бюджет.

Таблица 8. Форма бюджета распорядителя статей затрат
	Статья/Контрагент	Крайний срок оплаты (если есть)	Задолженность на 1-е число, руб.	Затраты на текущий месяц, руб.	Бюджет для оплаты, руб.	Задолженность на 31-е число, руб.
	Аренда помещений
	ООО «Терем»	До 10-го числа
	ООО «Теремок»	До 10-го числа
	Коммунальные расходы
	Горводоканал	До 25-го числа
	ТеплоЭлектроСтанция	До 25-го числа
	Охрана
	ЧОП «Добрыня»	До 20-го числа

Нужно учитывать несколько моментов, касающихся разработки форм:

• контролер не должен изменять количество и последовательность столбцов (иначе формулы, настроенные на его бюджет, будут работать некорректно). Если он хочет внести дополнительные пояснения по статье, пусть делает это справа от утвержденной формы;
• контролер может добавлять в отчет строки, если у него увеличилось количество контрагентов по какой-либо статье затрат. При этом добавление новых строк не должно приводить к необходимости изменять результирующие строки;
• все ячейки с расчетными формулами должны быть защищены от редактирования (во избежание случайного затирания или изменения формулы на неверную);
• итоговые значения по бюджету распорядителя необходимо сверять с данными, которые попали в сводный БДДС, чтобы исключить возможность искажения информации.

Рассмотрим, как реализовать эти требования, используя возможности Excel.

1. Защита ячеек.

Для защиты ячеек от редактирования нажмите кнопку «Защитить лист » на вкладке «Рецензирование ». Обратите внимание, что по умолчанию Excel защитит все ячейки листа от изменений, а нам нужно, чтобы распорядители не испортили результирующие строки. Поэтому следует снять защиту с ячеек, в которых распорядителям разрешено вносить изменения. Снять защиту с ячейки можно в меню «Формат ячейки » на вкладке «Защита » (рис. 10).

Контролеру разрешено изменять количество строк (добавлять и удалять), поэтому при установке защиты листа не забудьте отметить галочками «вставку строк» и «удаление строк» (рис. 11). Обязательно задайте пароль на снятие защиты. Иначе сотрудники, знающие, как работать с защитой листа, легко обойдут это ограничение.

1. Учет в формуле СУММ() новых строк, которые может добавить контролер.

Главное правило при разработке бюджета произвольной длины: всегда использовать функцию СУММ() . Применение этого правила не всегда гарантирует, что в результирующие строки попадут все данные. На рисунке 12 приведен пример, когда контролер бюджета добавил новую строку в конец блока «Аренда помещений» (вполне логично с его точки зрения), но в итоговую формулу она не попала.

Выход из данной ситуации : между всеми блоками затрат вставляем строку и включаем ее в формулу суммирования (для распознавания обязательно выделяем строку каким-либо цветом). Для пользователя эта строка станет своего рода разделителем между группами затрат, и он всегда будет добавлять новые строки именно перед ней (рис. 13).

Следующий этап управления финансами - сбор заявок на оплату и ведение ежедневного платежного календаря.

Вместо заключения

Грамотная разработка бюджетов для контролера статей затрат позволит частично автоматизировать сбор планового БДДС на месяц, что ускорит процесс его подготовки и сократит влияние человеческого фактора при консолидации данных из разных источников.

Если плановый бюджет на месяц сведен с профицитом, это не означает, что в середине месяца не будет дефицита бюджета (ситуация наиболее вероятна в месяц погашения крупной суммы кредита). Поэтому крайне важно составлять не только месячный, но и понедельный прогноз движения денежных средств, чтобы заранее знать о возможных провалах в бюджете и грамотно спланировать платежи во избежание таких проблем.

В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять бюджет предприятия на примере.

Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров финансовой ответственности - ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного продукта.

Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:

• Стратегические цели и задачи предприятия;
• Бюджетная модель;
• Финансовая структура компании и т. д.

На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может содержать следующие разделы:

• Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
• Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
• Порядок согласования и внесения изменений;
• Контроль и анализ бюджета и т. д.

Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами являются:

• Бюджетирование в Excel

Бюджет компании пример Excel

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Составление БДР и БДДС пример в Excel

Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):

Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).

Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).

Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель - процесс довольно трудоемкий, так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить, насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.

Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Бюджетирование в программах на платформе 1С

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер бюджетов.

В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

• разработка бюджетной модели;
• согласование бюджетов и их корректировок;
• отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
• контроль за исполнением бюджета;
• план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
• формирование решений по управлению бизнесом.

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

• Моделирование – разработка бюджетной модели;
• Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов. Корректировка планов и согласование корректировок;
• Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный случай-обращение к данным системы).
• Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет». Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом) максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.

Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление бюджетированием на предприятии.

Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.

Руководитель небольшого бизнеса вполне может вести бюджет самостоятельно. ПРОВЕРЕНО! Если заниматься ведением бюджета регулярно, не реже одного или двух раз в неделю, то начинаешь "чувствовать" свое предприятие и, как следствие, умело балансировать между осмотрительностью и деловым азартом.

Итак, бюджет. Бюджет обычно требуется в трех случаях:
1. Вы студент и вам нужен классический БДДС.
2. Берете кредит в банке, нужен план доходов и расходов и прогноз движения денежных средств.
3. У вас реальный бизнес и вы хотите, зарабатывать больше, тратить меньше, при этом всегда видеть полную финансовую картину .

Это разные бюджеты. Чтобы не томить ожиданием студентов и заемщиков, даем ссылку первых двух бюджетов. Скачивайте. А сами пойдем дальше. Реальный бизнес гораздо интереснее.

Скачать классический бюджет движения денежных средств. Образец.

Скачать план доходов и расходов, прогноз движения денежных средств. Образец.

Постараемся подойти к такому важному вопросу, как изучение процесса бюджетирования по старинке. Так устав Смольного института настоятельно требовал, "чтобы дети всегда имели вид бодрый, веселый, довольный и "вольные действия души". Поэтому предписывалось отнюдь не делать из наук предметов скуки, горя и отвращения, а облегчать всякими способами усвоение знаний.Для начала предлагаем скачать образец Бюджета движения денежных средств для реального бизнеса (далее по тексту "Бюджет"). В отличии от Бюджета доходов и расходов этот инструмент делает акцент не на планируемую прибыль, а на возможность практически контролировать денежный поток.

Скачать Бюджет движения денежных средств для реального бизнеса. Образец.

Данный бюджет подойдет для небольшого производственного предприятия, предприятия, занимающегося оптовой торговлей или строительно-монтажными работами. Это тот случай, когда доходы и затраты лучше вести по заказам или проектам.

Бюджет выполнен в электронных таблицах Excel. Он прост в эксплуатации, не требует специальных знаний по информационным технологиям. Все расчеты сделаны на основе формулы СУММЕСЛИМН и функции "Проверка данных". В состав файла входят два основных листа: Лист "Бюджет движения ДС"и Лист "Реестр платежей".

Лист "Бюджет движения ДС" включает в себя ячейки с формулами (окрашены) с данными о фактических поступлениях и затратах и пустые ячейки (белого цвета) для планируемых данных.

Начинать работу с Бюджетом движения денежных средств следует с Листа "Бюджет движения ДС". В колонку "Проект" необходимо занести данные о заказах или проектах. Можно корректировать статьи расходов разделов "Постоянные затраты", "Финансовая деятельность", "Инвестиционная деятельность", добавлять копированием строки раздела "Проект".

Затем необходимо заполнить колонки с планируемыми данными, при этом оплаты за ТМЦ, услуги и т.д. по проектам надо проставить со знаком "минус".

Теперь в строке "Начало Банк" хорошо видны кассовые разрывы (отрицательные значения).

Переходим к Листу "Реестр платежей". В реестр платежей можно вносить планируемые к оплате документы в две очереди.

Для того, чтобы фактические данные по поступлениям корректно отражались на Листе "Бюджет движения ДС", необходимо не только выбрать «Проект»,

но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата от заказчика». Сумму прихода надо проставить со знаком «минус».

Аналогично, при оплате за товар, материалы, услуги, которые можно прямо отнести на проект, необходимо не только выбрать «Проект», но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата поставщику».

Наименование статей общехозяйственных затрат можно изменять, но для этого следует перейти на Лист "Бюджет движения ДС".

Работать можно с несколькими расчетными счетами, кассой, подотчетными суммами, при этом наименование банков можно изменить в строках 5-15, а в колонке "Сальдо" проставить первоначальные входящие остатки.

Начинать работу по разнесению фактических оплат лучше сравнив Текущего сальдо таблицы с Входящим остатком выписки банка. Аналогично, заканчивать работу сравнением с Исходящим остатком выписки банка. Это хорошая привычка, она позволяет контролировать себя.

Итак, Бюджет готов. Через неделю работы, процесс внесения фактических данных и корректировки планируемых будет занимать совсем немного времени. А Вы сможете полностью сосредоточиться на развитие своего дела, привлечении новых клиентов, повышении объема продаж и иными важными и полезными делами.

Такой Бюджет хорошо сочетается с удобным Табелем учета рабочего времени в разбивке по проектам и категориям сотрудников и его легко приспособить для целей Раздельного учета ГОЗ.

Бюджет может быть первым шагом в освоении навыков разработки финансовой стратегии. Вникнув в специфику бизнеса, разложив по полочкам все затраты, можно без особого труда перейти к более серьезным аналитическим процедурам. Так, с помощью сервиса "Финансы в кулаке" можно расписать точные действия, которые помогут решить проблемы бизнеса, сократить расходы, увеличить прибыль и ваш доход.