Что значит информация в электронном виде. Виды электронных документов в документообороте
Андриянова Карина Владимировна
Кемеровский институт(филиал)РГТЭУ,г.Кемерово
С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.
История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» .
ГОСТ 6.10.1-88содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.
Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека .
В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:
1) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).
2) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:
Реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;
При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).
3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме . В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.
4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах .
5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе .
Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи.
Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
В 2005 году была предпринята попытка создать такой закон. ГД Федерального Собрания РФ внесла проект федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе». Законопроект был направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронного документа, а также в целях придания им юридической силы. Законопроект не был поддержан Правительством РФ . Положения проекта нуждались в уточнении, которые во многом дублировали ФЗ от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В настоящее время альтернативных проектов, направленных на установление правового режима электронного документа, нет.
Следовательно, проблема правового регулирования режима не получила законодательного решения.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа.В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан. Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» введены в действие такие понятия, как «копия электронного документа», целостность электронного документа. Электронный документ согласно статье 17 Закона состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными актами.
Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе». Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» . Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет несомненно положительное значение.
М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.
Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.
Итак, принятие законодательного акта об электронном документе является одним из актуальных направлений развития законодательного регулирования обеспечения юридической значимости электронных документов, позволяет снять ограничения и устранить препятствия к применению электронных документов, установить правовой режим данных документов, и, наконец, предложить единое понятие «электронный документ».
Уровень компьютеризации сегодня требует перехода на «безбумажное» делопроизводство. В его основу положен электронный документ, который, в отличие от традиционного, характеризуется рядом новых свойств и особенностей. До настоящего времени единого определения этому явлению не существует ни в законодательстве, ни в научном мире России.
Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е годы. Так начали называть «машиночитаемые документы». Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.
Электронный документ - информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.
Электронный документ должен подписываться что делает его равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Информация представлена в нем в цифровой (электронной) форме. Воспринимать данные можно с использованием ЭВМ, передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать - в информационных системах. В случае необходимости такой документ может приобретать форму визуального отображения и на экране, и на бумаге.
Электронный документооборот - это цикл жизни электронных фирме) от их получения, изменения состояния (согласован, доведен до сведения, в работе, подписан, закрыт и т.д.) до списания в архив. Такой документооборот иногда обозначается как «workflow», что характеризует движение документов как единый поток отдельных работ в рамках определенного бизнес-процесса. Вся включает в себя программное обеспечение, которое необходимо для организации и поддержки жизненного цикла такого рода документов.
Электронный документ и документооборот на его основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения. В целом он более экономичен, чем бумажный. Существует довольно много программ электронного документооборота («Мотив», «Е1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Документооборот» и др.).
На сегодняшний ень существует зарубежный опыт регулирования отношений в сфере электронного документа в правовом плане. В России проблема регулирования этих отношений так и не получила законодательного решения, хотя попытки принятия соответствующего закона предпринимались (2005 год). Принятие законодательного акта о такого рода документе - одно из актуальных направлений законодательного регулирования.
Введение
Заключение
Введение
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.
С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.
.Государственная система документационного обеспечения управления.
1.Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
При написании курсовой работы были изучены труды специалистов в области документоведения: Ларина М.В., Ларькова Н.С., Бобылевой М.П., Храмцовской Н.А. и других.
Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело».
Целью данной курсовой работы является изучение особенностей электронного документа и электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
1)Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»;
2)Сравнить электронный документооборот с традиционным;
)Рассмотреть основные проблемы электронного документооборота.
Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав:
Понятие электронного документа, его особенности;
Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным;
Основные проблемы электронного документооборота.
Понятие электронного документа, его особенности
В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.
С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.
Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.
Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».
К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.
Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.
В первом Государственном стандарте такого рода документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»
Существует также широкая трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.
Но в Национальном стандарте РФ появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Причем для понятия «документ» используется термин record, что в переводе означает «запись».
Сопоставив и осмыслив различные понятия, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ - это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.
Но в отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.
Но что же представляет из себя электронный документ?
Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах РФ происходило постепенно.
По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.
В 1981 году были утверждены «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «… документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3).
В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86). В главе 2 «Требования к подлинникам документов» указано, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).
В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина «машиночитаемый документ» - «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты».
Исследователю М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».
Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
В соответствии с редакцией 2000 г. Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
Также электронный документ может определяться как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:
создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
Европейская спецификация MoReq-2 даёт определение электронного официального документа (electronic record) как официального документа, который существует в электронной форме. Причем официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создаётся при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путём сканирования.
Электронный документ также можно определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа.
Можно выделить следующие характерные особенности электронных документов:
·Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;
·Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;
·Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание - одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;
·Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;
·Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа;
·Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;
·Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.
Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.
Время транспортировки документа
Несомненно, электронные документы имеют здесь неоспоримое преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения за секунды.
Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию)
При отсутствии оптимальной системы классификации документов и информации эта задача может оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.
Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря использованию ссылок, позволяющих найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.
Требования к оформлению документов
Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.
А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам связи при наличии различных систем и программно-технических средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
Придание документу юридической силы
Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные с приданием им юридической силы.
Для электронных документов особое значение имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия использования ЭЦП:
срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП;
подтверждение подлинности ЭЦП;
использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение.
При соблюдении данных условий ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.
Удобство восприятия информации
Это качество в большей мере выражено у бумажных документов.
По восприятию электронные документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги.
Возможность работать с несколькими документами одновременно
При работе с документами и печатными изданиями, сопоставляя информацию из них, нередко обнаруживаются особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре документов.
«Многооконная» работа с файлами также даёт возможность одновременно работать с несколькими документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ.
Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с документами
Такую возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.
А при работе с электронным документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем это выделение убрать. При этом следов на документе не останется.
Возможность сделать копию документа
На бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа получают путём сканирования.
В случае с электронным документом трудоёмкость и затраты времени получения копии значительно меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.
Утомляемость при работе с документами (без учёта характера и содержания информации)
С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние.
Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.
Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации
Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких специальных условий не требуется.
Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.
Информационная безопасность и защита информации
Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.
Для электронных документов эта задача решается путём использования средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.
Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком
Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.
В случае с электронным документом нужно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.
Сфера применения (бытовая) документов
Бумажные документы применяются повсеместно.
Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.
Можно сделать вывод, что электронные документы хоть и имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа в базе), они также обладают существенными недостатками - проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.
Придание юридической значимости, относящееся к использованию традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.
документооборот электронный документ архивоведение
Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным
Следует разделять два понятия, которые часто путают, - делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства - САД, и системы электронного документооборота - СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.
Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако же процессы информатизации идут медленно.
Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.
Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: «электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.
Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.
В настоящее время электронный документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный документооборот заменить бумажный полностью, или юридически значимые документы обязательно должны храниться в бумажном варианте, заверенные собственноручной подписью и печатью?
Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая является электронным аналогом собственноручной подписи. ЭЦП - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно российскому законодательству ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с нормой, зафиксированной в Федеральном законе от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи».
Технология ЭЦП создавалась как надежный способ защиты пересылаемого документа (файла). Для этого, в первую очередь, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальная криптографическая программа. Для каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ ЭЦП, представляющий собой сложный пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов - ? уникальный ряд символов длиной до 1000 знаков, точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый индивидуальный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который нужно сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого (тайного) ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Если документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Каждый получатель расшифровывает документ при помощи собственного закрытого ключа. Таким образом, зашифровать и отправить документ может любой человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать - только сам адресат. При подписании документа все происходит наоборот - отправитель подписывает документ при помощи собственного закрытого ключа ЭЦП, который является тайным, поэтому подделать подпись отправителя невозможно. Чтобы проверить, действительно ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, нужно знать его открытый ключ. Программа «проверит», соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании. Такая система шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.
Лица, установившие криптографическую программу, объединяются в единую систему. Они обмениваются между собой открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит в тайне. Такая система криптографического шифрования обеспечивает решение проблем защиты пересылаемых файлов, но не позволяет решать задачи придания юридической значимости документам. Поэтому и были созданы удостоверяющие центры - организации, которые имеют полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем данного ключа ЭЦП является определенное физическое лицо, представляющее юридическое лицо
Следует отметить, что у ЭЦП есть и другие преимущества перед собственноручной подписью. Например, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в свободное место или изменить сумму по договору, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хотя бы один символ невозможно. Такое свойство позволяет говорить, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.
Одним из чисто технических факторов, которые сдерживают распространение СЭД, является несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, это автоматически означает полную ответственность данного лица за написанное выше. Под электронным документом поставить «личную подпись» в традиционном понимании невозможно - требуется мощный и надежный механизм идентификации, в качестве которого сегодня выступает цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для его однозначной идентификации на предмет принадлежности определенному лицу и защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто - открывается подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка и автоматически происходит проверка.
Цифровая подпись абсолютно идентична обычной подписи даже на законодательном уровне и позволяет исключить вероятность подделки как самой подписи, так и подписанных документов, а это уже весьма серьезно. По своей природе цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом, по крайней мере на сегодня не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время «взломать» цифровую подпись методом перебора - другие методы здесь нереализуемы.
Что касается функциональности, то традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны: они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив. Но по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К наиболее важным из них относятся:
поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;
распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале - на все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);
разработка и реализация технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки документа и работу с его проектами;
создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и между различными организациями. Огромный управленческий эффект - в самой ближайшей перспективе - сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;
взаимодействие персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, основанное на веб-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной системы электронного документооборота - так называемом документальном портале;
обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).
Электронный документооборот может включать следующие стадии:
формирование пакета документов;
отправка пакета электронных документов;
доставка пакета электронных документов;
проверка целостности, подлинности и формата электронного документа;
подтверждение получения пакета электронных документов;
ведение архива электронных документов
О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие же действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?
Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании
На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК организации.
Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации
К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"
Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек
Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.
Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия
Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.
Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами
Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале
Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива.
Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов
Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.
Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений
Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.
К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания
Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания.
Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.
Эффект от использования систем электронного документооборота очевиден:
·прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами: затрат на копирование, на доставку информации в бумажном виде, на ресурсы (людей и оборудование), на бумагу);
·эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
·сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
·полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
Ну а главным результатом автоматизации документооборота считается, безусловно, наведение порядка в работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.
Основные проблемы электронного документооборота
В последнее время электронные документы получают всё большее распространение. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных. И всё чаще современное общество задумывается о переходе от традиционного бумажного документооборота к электронному. Но полной замене традиционного документооборота электронным мешают следующие проблемы:
проблема законодательного регулирования электронного документооборота;
проблема удостоверения электронных документов;
проблема долговременного хранения электронных документов;
проблемы внедрения систем электронного документооборота.
Проблемы правового регулирования электронного документооборота приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга).
Многие проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте очевидна: ещё можно да и дешевле управлять по-старому, при помощи бумажных документов.
Недостаточное внимание государства к внедрению СЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:
·не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
·отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота - бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.
·нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.
Удивительно, но никто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь именно отсутствие этого закона не позволяет широко внедрять современные технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются главным образом за счёт высвобождения площади архивов и сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.
С широким распространением в современном мире электронных документов и средств их обработки особо актуальной стала проблема установления подлинности и авторства таких документов.
В чём же состоит проблема? В конце обычного письма или документа исполнитель или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения двух целей. Во-первых, получатель имеет возможность убедиться в истинности документа, сравнив подпись с имеющимся у него образцом. Во-вторых, личная подпись является юридическим гарантом авторства документа. Конечно, в настоящее время существует электронная цифровая подпись, которая призвана заменить собственноручную подпись в электронных документах. Но если при использовании современных криминалистических методов подделки подписи на бумаге - весьма непростая задача, то с электронной подписью дело обстоит иначе.
В отличие от обычной собственноручной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть если подпись под бумажным документом неотделима от человека и практически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было обнаружено криминалистической экспертизой, то любой злоумышленник, завладевший секретным ключом подписи, сможет сделать ЭЦП так же легко и правдоподобно, как и законный владелец этого ключа.
Подделать цепочку битов, просто её скопировав, или незаметно внести нелегальные исправления в электронный документ может любой пользователь.
Необходимо создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности документа для придания электронным документам доказательной силы.
Нужно уделить особое внимание установлению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности и целостности содержания информации в электронном документе и соответствию формы представления этой информации и реквизитов. Необходимо законодательное закрепление данных вопросов.
Рассмотрим ещё одну не менее важную проблему. Я согласна с мнением Храмцовской Н.А., которая утверждает, что о серьёзном электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической и иной силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт практически нулевой. Но тем не менее в последние годы были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:
Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары (создан в 1996 г.);
Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);
Центр электронной документации Республики Калмыкия (создан в 2002 г.).
Системы СЭД только начинают использоваться для организации хранения документов и информации и для налаживания эффективного доступа к накопленным массивам документов. Возникают другие проблемы: обеспечение целостности и аутентичности электронных документов в течение длительных периодов времени.
Некоторые СЭД вообще не предусматривают архивного хранения электронных документов, другие же настроены таким образом, что удалить из них документы (например, в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.
Традиционные системы управления базами данных не годятся для хранения электронных документов, так как они ориентированы на работу с отдельные данными, а не документами.
Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их прочесть.
Обеспечение сохранности электронных документов - комплекс мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, которые исключали бы утрату электронных носителей и обеспечивали поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.
При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено несколько возможных вариантов решения данной проблемы:
миграция - своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»)
эмуляция программной среды. Такой подход базируется на критерии «идеального сохранения». Д. Ротенберг считает, что это лучший способ, т.к. позволяет использовать первоначальное программное обеспечение;
инкапсуляция - включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.
Ещё одной проблемой, требующей внимания, является проблема внедрения электронного документооборота в организацию.
Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.
Одна из типичных ошибок при переходе к электронному документообороту - недостаточная проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.
Ещё одним препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.
После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении является экономия финансов на предварительное выполнение «пилота».
Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.
Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.
Заключение
Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на основе систем электронного документооборота.
Несмотря на проблемы (законодательного характера, удостоверения, долговременного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ перед традиционным (повышение производительности организации, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и др.), что в настоящий момент и вызывает необходимость внедрения СЭД. Ну а главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение эффективности работы организации в целом.
Системы, которые облегчают работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами - как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот и функции работы с ЭЦП, неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.
Список используемой литературы и источников
1.ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2.ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
.ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
.Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.
.Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 43-44.
.«Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» РД 50-613-86: утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 2781 [Электронный ресурс] // Справочная информационно-правовая система «консультант-Плюс». URL: #"justify">.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР, 1991.
. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. Автореф. дис. на соискание учёной степени д.и.н. М., 2000. URL: #"justify">. Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
. Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL: #"justify">. Европейская спецификация MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновлённая и дополненная версия, 2008 год).
. Постановление Пенсионного фонда РФ от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в системе Пенсионного фонда РФ криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Ст. 2 [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. - 2006. - №1. - С. 26-34.
. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.
. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Правила электронного документооборота с использованием электронной почты [Электронный ресурс] // КИТ Фортис Инвестмент Менеджмент (ОАО). URL: www.kfim.ru.
. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002.
21. Храмцовская Н.А. СЭД в России: первые плоды «ползучей революции» [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: #"justify">. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 49-52.
. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей алгоритмы и технологии исторической информатики: Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». М.: Барнаул, 2005.
. Попенко А.А. Краткий обзор зарубежного опыта стратегий электронных архивов // Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 101-104.
. Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД [Электронный ресурс] // CNews. Издание о высоких технологиях. URL: #"justify">. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // Википедия - свободная энциклопедия. URL: #"justify">. Анучин М. «Контур-Эстамп»: обеспечение межкорпоративного электронного юридически значимого документооборота [Электронный ресурс] // СКБ Контур - Автоматизация учёта и управления. URL: #"justify">. Патий Е. Построение эффективного документооборота [Электронный ресурс] // Деловая газета. URL: #"justify">. Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // bb workspace. Система эффективного управления. URL: #"justify">. с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Прежде чем перечислять существующие виды электронных документов , давайте разберемся с определением.
Что такое документ электронный, написано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Виды электронных документов
Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов . Остановимся на наиболее распространенных.
По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.
По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым . Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.
По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.
Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.
Виды бухгалтерских электронных документов
Чаще всего компании обмениваются первичными документами. Рассмотрим подробнее виды первички:
- Счет-фактура,
согласно п. 1 ст. 169 части второй Налогового кодекса РФ, может быть составлен и выставлен в электронном виде. В соответствии с Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ электронный счет-фактура (далее – ЭСФ) должен соответствовать формату.XML. При подписании квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного на то лица ЭСФ приобретает юридическую значимость.
Подробную информацию об использовании электронных счетов-фактур, об обмене ими между контрагентами и нормативных тонкостях вы можете найти в публикации «Электронный счет-фактура. Инструкция по применению» .
- Акт выполненных работ (услуг)
на сегодняшний день не имеет обязательного формата в электронном виде. Существует рекомендуемый к применению формат – .XML. Несмотря на то, что закон не предусматривает определенного порядка работы с электронным актом, обмениваться данным видом электронного документа
можно и без помощи операторов.
Используйте любой удобный вам формат – например, .PDF. Однако есть важный нюанс: если от ФНС придет истребование в электронном виде, то акты выполненных работ вам придется представлять в формате.XML.
- Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде также используется все чаще. Составляют ее, как правило, в одном из трех форматов – .XML, .JPG или.TIF. При этом организации могут сами разработать форму товарной накладной. Но должно быть соблюдено главное условие: в документе необходимо отразить ряд реквизитов (наименование товара и его количество, НДС и сумму НДС и т.д.). Подробнее об этом вы можете прочитать в нашем материале «Электронная товарная накладная» .
Резюмируя вышеописанное, еще раз хочется отметить:
Документ электронный проник в разные сферы деятельности
С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.
Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.
В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:
Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.
1. Нормативный акт
Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур - , для первичных документов - , договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.
Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.
2. Содержимое и форма
Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.
3. Формат
Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.
Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.
На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.
Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.
4. Порядок передачи
Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.
Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.
А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.
5. Подписи
Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» , придает электронным документам юридическую значимость.
Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) - это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).
Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.
Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.
В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.
По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).
6. Соглашение сторон
Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.
Переход на ЭДО с контрагентом - дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.
Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.
В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.
Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».
В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.
Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота
